급여명세서 PDF·카카오톡으로 보내는 방법

급여명세서는 종이로 줘도 되고 카카오톡·문자·이메일로 보내도 돼요. 다만 단체 대화방이나 여러 사람이 보는 게시판에 올린 것은 준 것으로 보지 않습니다. PDF로 저장해 직원 한 명씩 따로 보내고, 보낸 기록만 남겨 두면 돼요.

보내기까지 네 걸음

순서는 간단해요. 명세서를 만들고, PDF로 저장하고, 직원 본인에게 보내고, 보낸 기록을 남기면 돼요.

네 번째를 빼먹기 쉬워요. 나중에 「못 받았다」는 말이 나오면 보낸 기록이 유일한 증거가 되니 함께 챙겨두세요.

직원이 한두 명이면 이 네 걸음에 5분도 안 걸려요.

만들기부터 기록 보관까지, 네 걸음이면 끝나요.

근로기준법 제48조 제2항은 명세서를 서면이나 전자문서로 주도록 정합니다. 카카오톡·문자·이메일도 전자문서에 속합니다.

중요한 건 직원 본인에게 따로 닿았는지예요. 단체 대화방이나 여러 사람이 보는 게시판에 올리면 따로 준 것이 아닙니다. 남의 급여가 같이 보이는 문제도 생겨요.

직원이 카톡을 안 쓰면 종이로 뽑아 건네주면 돼요. 본인에게 하나씩 갔다면 방법은 편한 대로 고르세요.

안 되는 방법

되는 방법

본인만 보는 방법이면 되고, 여럿이 보는 곳은 안 돼요.

웹 도구로 만들었다면 「PDF 내려받기」만 누르면 끝이에요. 휴대폰이나 컴퓨터의 다운로드 폴더에 파일이 저장돼요.

엑셀이나 한글로 만들었다면 인쇄 창에서 프린터 대신 「PDF로 저장」을 골라요. 화면을 사진으로 찍는 것보다 글자가 훨씬 선명해요.

파일 이름에 급여 월과 직원 이름을 넣어 두면 좋아요. 「2월-홍길동-급여명세서.pdf」처럼 해두면 나중에 찾기 쉬워요.

보낸 사실은 사장님이 밝혀야 해요. 대화방을 지우거나 휴대폰을 바꾸면 기록도 같이 사라져요.

보낸 화면을 캡처해 두거나 PDF 사본을 월별 폴더에 모아 두세요. 자기 이메일로 한 통 더 보내 두는 방법도 간단해요.

근로기준법 제42조는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보관하도록 정합니다. 명세서도 같은 기간 두면 마음이 놓여요.

이 네 가지가 남아 있으면 보낸 기록으로 충분해요.

명세서는 임금을 주는 때마다 함께 주어야 합니다. 주급이든 일당이든 마찬가지예요. 보낸 날 바로 카톡으로 보내는 습관을 들여보세요.

안 주면 과태료가 붙을 수 있지만 겁낼 일은 아니에요. 지급일마다 한 번 보내고 캡처해 두면 끝나요.

이번 달부터 이 순서대로 해보세요. 도구로 만들어 PDF로 내려받고, 직원에게 하나씩 보내면 충분해요.